会议服务标准流程会议服务流程及标准

会议服务标准流程会议服务流程及标准

会议室工作流程及标准

一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。

二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时

完成。

三、会前准备：

客桌式、u字型、回字型

（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃-22℃）；检查地面、台面卫

生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是

否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。

（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，

站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手

小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯

子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对

准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。

（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。

（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话

筒的音量用音质；提供不同的背

景音乐；及时为客人递送话筒。

（5）烟灰盅的服务。

当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。

（6）会后收场：

当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带

好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关

闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。及时清洗会议所用的各类物品。

剧院式：

（1）茶水台服务：

准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理

台面，收好脏的茶具并及时清洗。

会议接待服务工作标准

一、会前服务

1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席

台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，

并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。

2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品

等物品的配备情况。

3.在会场入口醒目位置安放会议指示牌，室内座位牌摆放整齐。

4.会议服务人员应提前1小时进入会场，检查会场整体效果，对会场人数、台型及

要求进行最后确认，也可根据会议方要求现场改动。会议方现场布置提出合理改动

要求时，服务人员要积极主动配合。

5.备好茶水，打开音响，播放轻音乐。打开照明灯及通道门，做好引导工作。

二、会中服务

1.会议服务人员在与会人员入场前，以亲切的微笑、饱满的姿态在门口站立迎候，

并说“早上（上午、下午、晚上）好”或“欢迎光临”等文明用语。

2.对已入座的宾客，及时做好茶水服务，服务员左手拿手壶，侧身在前，进入两张

坐椅间，腰略弯曲，用右手小指和无名指夹起杯盖，然后用大拇指、食指、中指拿

起杯把，将茶杯端起，转到客人身后续水，盖上杯盖后将茶杯放回原位置。茶水量

一般控制在八分为宜。服务中，动作要轻盈，不要挡住参会者的视线。

3.会议开始时，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场并及时提供服务，如

果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要。会议

场内15分钟应视一遍。

4.会议中原则上每15-20分钟添加茶水一次，烟缸内不得超过三个烟蒂，特殊情况

按客人要求服务。

5.根据会议要求，进行灯光调节，确保灯光达到会议要求；根据会议需要主动提供

话筒传递服务。

6.会议过程中，服务员要精神集中，注意观察参会人员有无服务要求，要保证会场

安静，注意室内温度，合理调节空调。

7.会议中间休息，要尽快整理会场（如：台椅、桌面等），添补和更换各种用品

（如：盖杯/茶叶、水杯/矿水、纸等）。

三、会后服务

2.严格做好保密工作，不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容。

3.清洁会议室，关闭会议室：包括空调、灯光、门。

会议接待服务标准

1.0目的为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会

议接待服务。

2.0适用范围

适用于大厦各类会议接待工作。

3.0职责

3.1客户部负责会议接待的具体实施。

3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开

的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；

3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；

3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；

4、程序

4.1会议的分类

根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一

类会议、临时会议。

4.2会议接待服务标准

1）每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下

工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18f会议室内的

电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。

2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15

分钟将茶水准备到位。

5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会

议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会

人员基本到位。

6）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍

后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把

握）。

7）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否

正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲

话轻、动作轻）；

8）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行

情况，以便有突发事情时及时应对；

9）接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会

议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待

员应通知会议负责人到场解决。

10）会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；

烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临

时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁

员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。

11）每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空

调、灯、设备是否关好才能离开。

4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）：

2)按客户要求申购会议物资。

4)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，

并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参

会人员。

5)按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。

7)客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的

准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

8)如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；

机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火

通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

9)会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结

算表》到我部收费员处开发票。

10)将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到

该费用为止。

4.2.3临时会议：

1)接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条

款到第11）条款的程序开展工作。

4.3会议工作流程

4.3.1服务热线值班人员下班前将oa网上收集会议的信息填写在《商务接待活动登

记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、

投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备

准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。

4.3.2服务热线值班人员每20分钟对oa网进行临时会议信息的收集，并将新信息

及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务接待活动登记

表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结

果记录在《商务接待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待

设备准备工作表》。

4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的

《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交服务热线值班人员统一

归档。

4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将《会议接

待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备

工作。

4.4弱电技术员的日常维护及会前准备

4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运行

4.4.2措施：

1)每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，

每月进行会议室会议设备功能性的评估。

2）会议前半小时按照服务热线提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会

议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接

待人员进行复核。

3）领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。

4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），

进行最后一次试音”，验证会议系统

会议服务规范

（1）会议服务人员的仪容仪表、语言、态度、纪律、服务卫生

1、仪容仪表

a)着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋，响钉鞋。

b)服务人员长发不遮眼、后发不披肩、要求画淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

c)坐站规范端庄，不翘腿。

2）语言

a)语言温和亲切，音量适中，普通话规范。

b)语言文明礼貌，使用礼貌用语。

c)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。

3)态度

a)敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

b)微笑服务，态度勤恳、热情、周到。

c)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

d)解释问题有礼有节。

e)想服务对象之所想，及服务对象之所急，尽服务对象之所需。

4)纪律

a)上班前不饮酒，不吃异味食物。

d)服务过程中不打哈欠，喷嚏，挖耳鼻。

e)严格遵守职业道德。

a)工作服固定、整洁、干净。

b)定期体检，健康合格，持证上岗。

c)用品用具分类管理，及时清洁消毒，摆放整齐。

（2）会议服务的程序

会议服务三步走：

准 备跟踪收尾

一、会前准备

1、会议服务员在接会议通知单后，须了解：

1）会议单位名称、与会人数、重要领导。

2）了解会议使用场地。

3）了解会议开始的时间、场次。

4）了解会议中需要注意的事项及布置。

2、根据要求将所需的各种用具准备好。

如：会议桌、会议椅、演讲台、白板、幕布、纸杯、矿泉水、茶叶、烟缸、抽纸、

白板笔、横幅、鲜花等绿色植树、人名牌、指示牌等。

负责人员：会议服务员

完成时间：会议开始前一天

3、按要求将会议需用的设备准备到位。

需在大中剧院举行的会议，工程部人员须调试好相关设备如麦克风、幻灯机、投影

仪等，并确保其正常使用。负责人员：工作人员

完成时间：会前1小时

4、服务员需在会议开始前半小时内将各项准备工作做到位。

如：开窗通风、开启灯、根据温度开启空调或风机、备好充足开水；针对大中剧院，

须调试音响，灵活控制。

5、根据要求，将会议指示牌放在特定位置。

负责人员：会议服务员

完成时间：会议开始前半小时

6、检查会议现场是否符合要求。

如：桌面，地面要整洁，照明灯正常开启，各种用具干净、齐全，会议使用物件摆

放符合标准。

负责人员：经理助理/保洁部主管

完成时间：会议开始前半小时

7、对于一级会议，服务员需在会议开始提前十分钟，精神饱满地在门中迎候。并

安排人员在会议区通口等位置进行指引。

会前准备时的注意事项

1、注意个人仪容仪表

1）服务员不得留长指甲

2）女服务员应画淡妆

2、注意会议室卫生：会议室桌椅上不得有灰尘

3、注意会议使用餐具的卫生：

1）有无破损

2）有无污垢、灰尘

4、摆台时的几个要点（以方 便 客 人使用为宗旨）：

1）杯子的摆放：杯子需摆放在桌子中间客人右侧，杯柄与桌面约成45度角。

2）纸张和笔的摆放：将干净的纸平铺于客人正前方，笔与纸右下方成45度角，

笔头向外。

3）餐巾纸盒的摆放：应摆放在两位客人中间，以方面两人使用。

1)为客人冲泡的茶叶平时应密封保存，添加茶叶时以两个咖啡勺为准。

2)提前五分钟将冲泡好的茶水杯（八成满）摆放到位。

二、会议跟踪

1、当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

2、会议前30分钟内，每10分钟为客人添加一次茶水，30分钟以后，添水频率

降低，但需根据具体情况（即用户用水量）灵活变通。

注意事项：

1）服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得体；

2）会议服务员在添加茶水时，应严格遵守相关礼仪；

如：服务员一般于客人右后侧添加茶水，左手拿杯、右手拿壶，不得触碰杯口。

3）主要客人发言时，服务员停止一切服务，以免影响其发言；

4）加水一般从中间按顺时针方向依次添加，遵循先主后次的原则。

3、需及时用镊子清理杂物，如果皮纸屑等。（一般先添水再清杂物）

4、如发现有客人吸烟，应主动将烟灰缸放置于客人右侧，以便其使用。

5、一般情况下，对于重要会议，服务员需站在会议室角落，观察会场情况，以便

随时提供服务。

6、会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

三、会议收尾

1、会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别。（即送客）

2、会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，做好记录。

查看设备设施是否有损坏，做好记录，如发现有损坏现象，须及时请会议主办负责

人签字确认。

3、将会议用具、设备整理好，关闭空调、照明灯，窗，锁好会议室门。

一、会前的准备标准 会场物品摆放标准

（1）会议桌摆放位置要正，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，

椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

（3）稿纸定位后，茶杯摆放在稿纸的右上方，与稿纸边保持约为一指的距离，杯

把朝右，茶杯左侧摆放香巾碟，香巾碟与杯子的距离约为一指，杯子与香巾碟的中

心在一条水平线上。

（4）话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

（5）水果、干果、矿泉水及香烟统一是两人一份，水果摆放在两人中间位置，水

果上方摆放两瓶矿泉水，水果两侧对称摆放干果，水果下方中间位置摆放香烟碟，

香烟碟下方摆放烟灰缸，每份物品摆放标准一致侧看成一条直线。

（6）桌花根据会议桌长度，摆放2-3个，桌花一般选用鲜花，并且不易太高影响

客人双方说话，摆放在会议桌的中心位置即可。

二、会议服务流程标准

1、会前准备程序

（1）接到经理办通知后，根据会场人数、会议标准及会议性质来摆放所需物品，

并按具体准备规定进行。

（2）由经理办安排挂会议所需会标及摆放座签，并确认会标内容是否准确无误，

座签是否摆放正确。

（3）安排部署好会议服务人员和具体分工，会议开始前半小时提水并打开空调。

（4）在会议前半小时，所有工作准备到位人员到位，迎接客人的到来。

2、会议服务程序

（1）客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您

好”“上午好”“下午好”。

（2）主要领导到达后，有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。

（3）客人到达后，进行第一次的倒水，倒水时动作要轻，不要发出太大的声响，

一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立

观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人

眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

（4）会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将话

筒对准讲话人。

（4）会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生，检查设备设施是否全部关

闭，锁好会议室门。

三、会议各项服务具体标准

1、拉椅服务：

将客人带到座位前，双手分别放于椅背两侧，用膝盖抵住椅背，轻轻拉椅，椅面稍

转向客人，待客人走到座位前，再将椅子向前推，右手手势示意客人请就座。

2、衣帽服务：

会议中若有客人要脱掉外套，会议服务人员要帮客人将衣服挂在椅背上，切记拿衣

服时不能大幅度甩动，避免将客人衣服内的物品甩掉或弄坏。

3、倒水服务

（1）倒水方法：左手提壶，站在客人右侧（若右侧太挤也可在左侧倒水），右手

拇指和食指捏住杯盖，右手中指、无名指、小指握住杯把将茶杯端起，侧身在客人

身后倒水。倒水时胳膊弯曲，将水徐徐倒进杯中，不要过快，避免热水喷出烫到客

人，水倒入杯中不要太满，七分满即可，倒完水后将水杯轻轻的放回原

67（4）会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将

话筒对准讲话人。

（5）开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，

回报结束后，要立即开开所有的灯，改为正常模式。（6）根据客人大部分喝水情

况，约为20分钟添一次茶水，若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况

先给领导添水，若大部分客人刚进会场喝水较快，可以根据情况全场提前倒水。

（7）烟灰缸有2个及2个以上烟头或者有水果干果皮，要及时更换烟灰缸，主要

领导香巾若使用要及时更换，所有更换的物品都以主要领导优先，然后依次进行。

（8）会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度，会场温度不能过低或过高，

若抽烟人数多，烟味大，可将窗户打开1-2扇通风，使会议室内空气保持流通。

3、会议结束服务

（1）会议快结束时，提前安排部属送客人员站门，通知客房值班室将客人房间准

备好，若会议结束后客人去餐厅用餐，要与餐厅及时沟通，提前做好工作。

（2）会议结束后，立即将所有会议室的门打开，迎宾人员热情送客，使用礼貌用

语“请慢走”，盯会人员要给领导拉椅，由专人引领领导及客人去房间休息或用餐。

（4）会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生，关闭设备设施，锁好会议

室门。

（三）会议各项服务具体标准及规范

1、引领服务：将右手臂自然弯曲，提至齐胸的高度，手指伸直五指并拢，手掌心

向上以肘关节为轴，指向目标，动作幅度不要过猛。引领时，应走在客人的侧前方，

距离保持2-3步，随着客人的步伐轻松

101112-

会议接待的范围

一、【接待会议类别】：

各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各

类培训班企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客

户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【接待会议人数】：不限。

三、【会议标准参考】：

（1）会议酒店范围：二星级酒店（★★），三星级酒店（★★★），四星级

酒店（★★★★）,五星级酒店（★★★★★）

（2）会议室范围：根据需要可提供5人至30000人的会展中心、会议室或报告大

厅。

（3）会议用餐范围：25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。

（4）会议用车范围：商务车、面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、

韩国现代（桂林大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，

任你们选择。

（5）会议接站及用车：专车全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。

（6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

（7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

（9）会议接待：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等。

（10））根据客户要求，做好会议礼品。

（以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具

体协商。）

会议接待指南

一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户

放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，

做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代

表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期

间的协调服务工作。

四、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站接送参会代表，免费代订

返程飞机票。

五、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

六、按照要求及会议的具体需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议

设备。

七、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相

关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

八、按要求为会议期间的重要客人(vip)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、

娱乐建议等)。

九、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，

做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排，让参会代

表充分了解、认识风光秀丽的桂林。

十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、

铁路托运和广西土特产及会议礼品。

我们的会议服务标准

单项或指定服务：

1、会议接送、票务服务、特产介绍

2、代订酒店、vip服务、游览用车

3、会议用餐、会场设计、娱乐安排

整体会务服务：

1、会议整体策划、设计。

2、全程会议操作、跟踪。

3、会后总结、会后整体安排。

服务流程：

会前准备：

1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。

2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。

3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。

4、提供平面立体、av设计。

1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。

2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。

3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。

会中服务：

4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

5、提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务。

1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。

会后总结：

2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。

我们的服务宗旨：“宾客至上 服务第一”。

会议接待的流程

一、会前：

与我公司洽谈

提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的

会议预案书给会议方

确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室

摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三、会后

结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

我们的会议接待宗旨

1、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，根据您所需的服

务项目第一时间策划与报价。

2、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权

益。

3、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

4、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

5、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

6、根据实际情况，提供收费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可

在会堂一角设返程机票预定。

7、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必

要的服务及信息，并协助您采购。

8、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优

质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具

代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时

报给您一个合适公道的价格。

9、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；代订全国各地返

程火车硬（座）卧铺车票。

10、我公司根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让

会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

会议接待标准

1、为会方砍价，节约经费，代订各地优惠客房；

2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它

相应的服务；

3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务；

4、代表展品的托运代办（航空、铁路、公路）；

5、为会议组织者提供互联网上网方便。

吉林省煤炭工业局网络视频会议管理规定

第一章 总 则

第一条 为了规范省局网络视频会议系统的运行管理工作，增强各直属单位网络管

理人员的服务意识，责任意识，保证我局网络视频会议系统运行的安全、高效、畅

通，更好地服务于煤炭工业发展的大局，特制定本规定。

第二条 本规定适用于安装视频会议系统的所有省局直属单位。

第三条 省局视频会议系统的运行管理根据需要设置相应的专管人员，并规定各单

位专管人员的工作职责。各单位专管人员应具备相应的专业技术知识，参加相应的

专业和岗位培训，方可上岗。

第四条 视频会议系统运行管理实行“故障定期排查制”、“会前测试汇报制”及“领导

责任制”。

第五条 视频会议系统运行管理所需费用（含软件服务费）纳入各单位的业务经费

预算予以保障。

第六条 全部视频设备必须专管专用，不得擅自挪用。

第二章 运行管理

第七条 视频会议系统运行管理是指网络管理，各单位网络和信息管理人员对网络

运行进行检测、监督、维护等日常管理工作。

第八条 视频会议系统采取省局集中管理和各单位分级管理的体制。省局负责指导

各单位管理员的运行管理工作。各单位的网络信息管理员负责本单位设备的运行管

理和安全防范，并接受省局办公室的指导。

第九条 视频会议系统实行全天（24小时）运行。确需中断运行时，应报请省局主

管领导批准后，提前一个工作日在网络上发布网络中断的通告。

第十条 视频会议系统的专管员根据系统的运行情况，并定期发布设备运行、网络

安全和病毒预告等相关信息。

第十一条 视频会议系统设置安全保护工作岗位，其主要工作是做好安全管理、安

全监测等。

安全管理：由省局指导、协调各单位加强安全防范工作。负责视频会议系统的安全

保护及网络设备的运行管理；制定网络安全保护制度，落实相关技术措施。

安全监测：负责视频会议系统网络的安全监测，检查、处置安全隐患和漏洞，查杀

计算机病毒。

第十二条 视频会议系统运行管理应当认真执行《中华人民共和国计算机信息系统

安全保护条例》等相关法规，建立健全网络安全保护制度。

第三章 视频会议业务规范

第十三条 建立视频会议管理制度，落实视频会议设备和视频会议室管理责任人。

第十四条 本局调度视频会议由调度室负责通知和组织。

第十五条 接到国家局视频会议或本局召开视频会议通知，办公室拟定参加人员名

单。

第十六条 视频频会议召开前，至少提前一个工作日（周一召开的在上周五）通知

参加视频会议人员，并做好通知记录。第十七条 按照会议要求，提前1天进行调

试，调试中发现问题要及时汇报。同时做好视频会议室的卫生、摆签、桌椅排列等

工作。

第十八条 每次视频会议召开均有会议记录，主要内容包括：会议名称、发起人、

会议时间、会议地点、主持人、参加人员（人数），是否录像等。

第十九条 视频会议召开时，要随时监控声音视频情况，根据要求做好录像录音工

作，发现问题及时解决。

第二十条 会后及时清理会场，打扫卫生，检查设备情况，关闭视频设备和其它设

备电源，做到人走停电、灯灭、锁门。

第四章 网络管理业务流程

第二十一条 建立网络管理的各项制度，包括机房管理、设备管理、数据安全、保

密管理、人员岗位责任制等。由领导确认程序。

第二十二条 定期对机房、交换机柜、保密传输系统等核心部位进行巡查。由服务

对像负责办理。

第二十三条 定期备份网络数据，做好登记。

第二十四条 认真做好网络运行记录、网络故障记录、设备维护记录、设备修理记

录等。

第二十五条 定期检查网络设备、视频会议设备、办公服务器、网站系统等，做好

维护。由服务对像负责办理。

第二十六条 网络用户发现问题，网管人员应及时解决，提高管理服务质量。由领

导确认程序，服务对象配合办理。

第五章 附 则

第二十七条 本规定由省煤炭局办公室负责解释。

第二十八条 本规定自发布之日起施行。