会议流程及服务标准

会议流程及服务标准

一、

会前准备

1、

办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具

体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人

员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进

行.

2、

确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会

议场地,并对会场的各项设施进行认真检查.

3、

草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员.会议议程是

会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安

排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员.

4、

合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点：

（一）

仪容仪表1着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋.2接待人员短发

不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻.要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰.3

坐站姿势规范端庄,不翘腿.

（二）

语言1语调温和亲切,音量适中,普通话规范.2语言文明礼貌,

适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼

貌用语.3对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗.

（三）

态度1敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼.2微笑服务,

态度诚恳、热情、周到.3工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉.4解释

问题有礼有节.

四纪律1会议服务前不吃异味食品.2不在会议期间使用.3服务过程

中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻.4严格遵守职业道德.

5、

办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、等形式通知与会人员

会议的时间、地点及其他具体注意事项.

6、

重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿

件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使

用.

7、

会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员

的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求,应确

定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中

所需饮用的酒水也应提早预订.

8、

参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注

明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识.纸张裁剪规格为

8.515.11cm,并使用两面三角名牌架摆放.

9、

会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更

要安排妥当.座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位.

10、

会务工作人员进行会场布置：1检查会议室卫生情况桌面、桌洞、

椅子、地面、地毯、杯具、水壶等,确保会议室整洁及会议用品的清洁.根

据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅会标、桌牌、花草、签到桌、

指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件.2采用拉线的

方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放.摆放花卉时,如椭圆长桌中

间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,

不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定.3根据会议议程,合理安排与