公文行文规则

公文行文规则

定义

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。

作用

遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必

要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的

授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。

它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型：

第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。

第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市

人民政府之间。

第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关

与各级地方人民政府之间。

分类

根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为：上行文、下行文和平行文。上行文和下行

文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，

上行文：是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；

下行文：正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。

平行文：存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行

文，如函等。

规则

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：

行文规则

这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提

出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除

了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有

些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，

但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行

文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果

干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文

往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶

属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，

这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，

由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文

中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文

的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对

外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻

执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。

联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之

间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关

部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的

业务，经过会商一致后可以联合行文。

联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

一般规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，

就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、

防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越

过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。

不越权规则

第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部

门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成

工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有

发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，

通过联合行文或授权行文的方式解决。

个人规则

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐

外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同

志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科

学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，

到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的

请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，

造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领

导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。

“请示”规则

这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，

如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头

办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有

责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，

上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作

效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透

露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，

通知下级机关。

事项规则

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关

汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般

不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问

题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文

为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

处理规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专

人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，

催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，

分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，

都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办

事效率，保证公文质量。

行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；

而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可

印制少量文本，供存档备查。

格式行文

[1]何谓非法定公文？它在公文系统中处于什么样的地位？它应具备什么样的格式？如何行文？要解

决这一系列问题，我们必须首先弄清楚什么是法定公文。

在公文写作学界，非法定公文是相对于法定公文而言的，这已经是广大文秘人员和研究者大家的共

识。根据《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布，以下简称《条例》）

和《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发，以下简称《办法》）两大公文法规规定，

我们认为：公文是社会政治集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面，表达意志，传

递策令的重要文字工具和手段。我们通常所说的法定公文文种，即《条例》和《办法》中明确规定的公

文。《条例》中规定的文种有14个，分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、

批复、条例、规定、函和会议纪要。《办法》中规定的文种13种，分别为命令（令）、决定、公告、通告、

通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。两大公文法规共列举了27个文种，其中

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的，所以，

党政公文的法定文种（亦叫“正式文种”或“主要文种”）合计为18个。

非法定公文，即《条例》和《办法》中没有明确规定的文种，它们中大至工作总结、计划、规划、

调查报告、会议记录、会议讲话稿类文书，小到专用书信、便函等。非法定公文在整个公文体系中处于

次要、从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。尽管如此，作为辅助性公文，非法定

公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广，使用频率较高，起着不可替代的作用。

行文部分

正文部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等构成。

（1）标题：完全性、省略性标题均可。位于行文部分开首居中。标题中除法规、规章加书名号外，

一般不用标点符号。

（2）主送机关：

A.上行文只能标注一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以用抄送形式，但“请

示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。

B.下行文分专发性和普发性。专发性的主送机关只能有一个，如“批复”。普发性在排列主送机关名

称时不能一一注出，要确定一个合理的顺序，一般采用统称的写法，如“各区、县人事局”。

C.公开发布的普发性公文和会议形成的公文，如“公告”、“通告”、“决定”、“会议纪要”等一般不

标注主送机关。

D.主送机关的称谓要准确科学，党政机关不能混用，机关与个人不能混用。主送机关位于标题之下，

顶格从左向右标注。回行时仍顶格。

（3）正文：主要内容。

（4）附件说明：应注明附件顺序和名称。附件主要包括：随文颁发的规章制度、文件中的报表、统

计数字、人员名单等。

（5）发文机关：在正文下方（如有附件，则在附件下方），单一机关制发的公文落款处可不署发文机

关名称，只表示成文日期。联合行文，应并列标注各发文机关名称，主办机关排列在前。

（6）成文日期：用汉字书写，年、月、日三者俱全。确定成文日期，常规行文以单位负责人签发之

日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。 （7）

印章：尽管公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机

关加盖印章，联合下发的机关公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章要清晰、端正、不丢不漏。位置在成文日期上侧，会议通过的机关公文，成文日期标注在

标题下圆括号之内。印章要求上不压正文，下要齐年盖月。

（8）附注：位于成文时间下方左侧，顶格在圆括号内标注。

请示

请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以

审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某种问题的请

示，请求批准某种事项的请示。

必备条件

请示必须具备以下三个条件：

1.必须是下级机关向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为了向

上级请求批准。

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分类

根据请示的不同内容和写作意图分为三类：

1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确

解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是

为了解决某些实际困难和具体问题。

3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，

但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

请示具有以下特点：

1.请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时

间性强。

2.应一事一请示。

3.一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又

抄送下级机关。

4.应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。

写作要求

请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文，主要由请示的原因、

内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。请示的注意事

项除其特点中所述之外，还应注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文；请求的内容若涉及其它

部门或地区时，在正常情况下应事先进行协商，必要时还可联合行文，如有关方面意见不一致，应如实

在请示中反映出来；另外请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请示处

理问题的，本单位应先明确表态；正式印发请示送上级机关时，应在文头注明签发人姓名。[1]

区别报告

1.请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工

作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批

复。

2.请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也

可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一

不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。

3.请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事

项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一

般较差。

4.批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文

单位即可进行安排和部署。

请示与报告的联系：

请示

请示与报告虽然文种不同，但两者之间仍有某些相同这处。

1.主送单位相同。请示、报告的主送单位都是上级机关。因此，两者都是上行文，都是下级机关向上

级机关呈送的报请性公文。

2.行文手法相同。请示、报告都是用具体的事实和确凿的数据行文，禁言过其实，弄虚作假，混淆上

级机关视听。

3.表达方式相同。请示、报告都要求把有关事实叙述得清楚明白，这种叙述并非记流水帐式的罗列材

料，而是对有关事实进行系统的归纳和概括。

4.用语要求相同。请示、报告都是处理问题、指导工作的依据，使用语言时都要求通俗易懂，一目了

然。

结构写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1.首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民

政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

（2）主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能

多头请示。

2.正文 其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

（1）开头 主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因

讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。

（2）主体 主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内

容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。

（3）结语 应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或

“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

3.落款一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公

章，成文时间××××年××月××日。

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例文与解析

政策性请示

×××化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示

省劳动厅：

按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳

分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。

为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：

一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，1990年4月30日在册职工每人晋升

一级，凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成

员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。

二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤

率和完成定额计算。

以上请示，妥否，请批示。

×××化工厂

一九九○年十一月十日

【简析】：

(1)”拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键一环。

执行得好。

(2)注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。

嘉奖性请示

省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示

省总工会：

我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织，故未能及时参加工会

的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下：

刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许

多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。其中《×××××××》和《××

×××××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖，《×××》一书被评为全国科普鼓励奖，其本人

已被编人中青年科学家辞典。

根据×总发【19××】××号文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。

以上，妥否，请批示。

省经济研究中心

一九九○年×月×日

【简析】：层次清晰，陈述有序，有理有据。

(静文摘自郑崇田、郑红编著《公文范例与病例选析》)

（《应用写作》2000年第11期）

对请示的评改

根据国务院办公厅2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）规定，请示

“适用于向上级机关请求指示、批准”，它是我们在工作中较多使用的一种公文，但在实际应用中还存在

着不少问题。

我们看下面这个例子。

关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示

市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，

严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未

达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。

特此请示，请回复。

××市二职

2003年12月15日

以上这篇请示，存在着较多的问题，我们逐一

请示

加以分析修改。

一、在标题方面

第一，请示，就是“请求指示、批准”，所以标题中的“要求”两字可省去。另外，对上级用“要求”的

口吻也不甚妥当。

第二，“解决学生宿舍拥挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以是减少住宿生人数，根据本请

示内容，应直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。

第三，“等问题”不符合“请示应当‘一文一事’”的要求，应删去“等”字。

二、在主送机关方面

请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管、请示谁”的原则，可保留“市教育局”，删去“市人民政府”。

三、在请示原由方面

第一，“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可改为“造成学生住宿十分困难”。

第二，“基本上”不够明确，应写明“有×××人是一个床位两个人睡”的。

第三，“严重影响学生的身心健康”，不全面，还应加上“影响学习、生活”。

第四，“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明楼高和建筑面积是多少。同时，用“决定”一词也不妥，

可改为“准备”。

第五，应补充说明建造学生宿舍楼的经费。如“经有关工程人员匡算，共需资金×××万元”。如果其中

一部分资金是自筹的，还应写明“目前，我校可自筹资金××万元，尚缺×××万元”。

四、在请示事项方面

第一，应明确写明“为此，我们恳请市教委下拨给我校建造学生宿舍楼经费×××万元”。

第二“另外„„给予适当支持”应删去。

五、在结束语方面

应改为“特此请示，请批复。”

六、署名

应用学校的全称“××市第二职业中学”，并加盖印章。

七、署时

应用汉字小写全称年月日，即“二○○三年十二月十五日”。

（《应用写作》2005年第4期）

公布

【解释】公开发表

【含义】公开宣布，布告，告示，告知，通知，上榜等。

【示例】将此事向全世界公布。

1、公开宣布。

2、指法律、命令、文告或社团的通知事项等的公开发布，或以某事公告于众。

通知

【释义】

1、犹通晓。

2、把事项告诉人知道。

你回去~大家，明天就动工 | 你走以前~我一声

3、告知事项的文字或口信。

把~发出去 | 口头~

通知 示例

通知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要

有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或

执行的公文。

【通知的特点】

1、使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。

2、使用频率高。

3、时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。

【基本解释】

1、[Notify;Inform;Give notice] 把该办或该知道的事情告诉人家

法庭办事员通知证人出庭的时间。

通知 tōngzhī

2、[Notice;Circular;Notification] 通告事情的文字或口信

随时更改,不另行通知。

通告

拼音：tōng gào

基本解释

通告 tōnggào[Notify;Announce;Inform] 公开地通知发出全民通告

tōnggào[Notice;Announcement] 公开通知的文告张贴通告

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知事项时使用的文种，其主要特点是知照性、专业性、约束

力。

细解释

1. 普遍地通知。 老舍 《四世同堂》八：“铺户的开市是受了警察的通告的。”

2. 普遍通知的文告。 丁玲 《法网》九：“ 上海 的侦缉处从接到通告后便留下心来了。”陈登科 《赤龙

与丹凤》第一部八：“这不行吧？既是通告，要有钤印啊！”

3. 犹通陈。《白雪遗音·玉蜻蜓·问卜》：“ 芳兰 移步身出外，香案早排在东傍。上前正欲来通告，傍边

走出 陆氏 老亲娘。”

编辑本段

解说

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”(国务院《国家行政机关公文处理办法》，2001

年1月施行)。它的使用者可以是各级各类机关，它的内容又往往涉及到社会的方方面面，因此，无论其

使用主体还是其内容都具有相当的广泛性。

编辑本段

特点

规范性

通告所告知的事项常作为各有关方面行为的准则或对某些具体活动的约束限制，具有行政约束力甚至法

律效力，要求被告知者遵守执行。

业务性

广州市国土资源与房屋管理局通告

常用于水电、交通、金融、公安、税务、海关等主管业务部门工作的办理、要求或事务性事宜，内容带

有专业性、事务性。

广泛性

告知范围广泛，适用范围也很广泛。不仅在机关单位内部公布，而且向社会公布。其内容可涉及社会生

活各方面，因而各级机关、企事业单位、社会团体都可以使用。此外，通告的发布方式多样，可通过报

刊、广播、电视公布，也可以张贴和发文，使公告内容广为人知。

编辑本段

分类

周知性通告： 传达告知业务性、事务性事项，一般没有执行要求，仅供人们知晓。

规定性通告： 公布国家有关政策、法规或要求遵守的约束事项，告知对象必须严格遵照执行，用于公布

带有强制性的行政措施。为确保某一事项的执行与处理，它将提出具体规定，以要求相关单位与个人遵

守。

（梁成林主编 《应用写作》 广西师范大学出版社）

编辑本段

格式

1、标题的写法有三种：

①\"通告\"。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字。

②\"关于XXX的通告\"。

③\"XXX关于XXX的通告\"。

④\"XXX的通告\"。

2、原由。

主要阐述发布通告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为„„，特通告如下”或

者“根据„„，决定„„，特此通告”引出通告的事项。

3、通告事项。

通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，

层次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法；如果内容比较单一，也可采用贯通式方法。其次要

做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。

4、结语。用\"特此通告\"或“本通告自发布之日起实施”表达。

（解释参考《应用写作》杂志）

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范例

XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告

X局发[2001]XX号

根据中国人民银行XX分行的通知精神，从2001年12月起，原来使用XX市专用委托收款方式结算电

费的用电户，将统一XX电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴

交电费的企事业单位客户，我局将从2001年12月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配

合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：

一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行XX分行的统一要求签订《定期借记业务授

权委托书》，并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。

二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订《定期借记业务授权委托

书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2002年月31日前以正式公函形式通知我局，若届时

未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，

我局将采取现金方式收取电费。

三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，

客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2002年1月2

日至1月5日前往所在区供电局领取2001年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员 (具

体格式将在各营业点派发)。

特此通告

X X电力工业局

二00一年十二月十日

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辨析

文中通过告知的对象、制发的时间、目的、作用的不同介绍了三者的区别。

通报、通告、通知这三个文种都有沟通情况、传达信息的作用，但又有区别：

1．所告知的对象不同。通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报下级单位或部门，无论

哪种通报，受文单位只能是制发机关的所属单位或部门；通告所告知的对象是全部组织和群众，它所宣

布的规定条文，具有政策性、法规性和某种权威性，要求人们遵照执行，一般都要张贴或通过电台、电

视台等新闻媒体大力宣传；通知一般只通过某种公文交流渠道，传达至有关部门、单位或人员，它所告

知的对象是有限的。

2．制发的时间不同。通报制发于事后，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价，通报有关单位，从

中吸取经验教训；通告、通知制发于事前，都有预先发出消息的意义。

3．目的不同。通报主要是通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指

导、推动今后的工作，没有工作的具体部署与安排；通知主要是通过具体事项的安排，要求下级机关在

工作中照此执行或办理；通告公布在一定范围内必须遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力。

4．作用不同。通报可以用于奖惩有关单位或人员，通知、通告无此作用。

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特殊

明星通告：

明星通告，是台湾传过来的词语。通俗点就是跟我们的工作差不多。就是上各种节目，办各种活动（签

唱会之类的），就是增加明星在一段时间内（宣传期）内的曝光率。

意见

【基本解释】

1、见解;主张

各陈意见

2、对人对事不满意的想法

有意见就提嘛。

3、识见;看法或想法

交换意见

详细解释

1、见解，主张。

2、指对人对事不满意的想法。

3、识见。

公文

一、公文种类：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当

的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖

有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提

请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、公文格式规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，

保证政令畅通。

随着公文处理工作进一步规范，2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔 2012〕

14号）、[1]《党政机关公文格式》国家标准GB/T 9704—2012，1996年5月3日中共中央办公厅发布的

《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停

止执行。

根据新条例、新格式的规定，公文的各要素分为版头、主体、版记三部分。

（一）公文版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头包括：份号、密级和保密期限、

紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

（二）公文主体部分：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称

为主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件。

（三）公文版记部分：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括：抄送机关、

印发机关和印发日期、页码。

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要素简介

公文的各要素分为版头、主体、版记三部分。

公文版头部分

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关

标志、发文字号、签发人。

1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。一般用6位3号阿拉

伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.秘级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。顶格编排

在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特

提”、“特急”、“加急”、“平急”。顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程

度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，

通常称“文头”。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文

机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、

庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有

“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中

排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加

“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，

与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。由“签发人”三字加全角冒

号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，

签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下

依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

公文主体部分

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。包括：标题、

主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件。

1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要

做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如

主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法同抄送机关。

3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二

字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、

第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多

个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名

称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

①加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，

一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成

文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行

之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、

居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、

互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

②不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，

在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署

名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

③加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二

行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发

人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，

与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应

当标注全称。

签名章一般用红色。

④成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为

01）。

⑤当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措

施解决。

6.附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字

顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说

明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”

二字及附件顺序号。

公文版记部分

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期、

页码。

1.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标

句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又

有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左

空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1

不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

3.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字

线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页

和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

4.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），

中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公

文最后一面的版心下边缘重合。

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行文规则

公文的行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。行文规则包括行文原则、行文方向和行文

要求三个方面。

（一）坚持行文原则，提高行文效用“行文应当确有必要，注重效用。”是行文的基本原则，也是行文的

出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期

的效用。改变那种“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。

行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文

件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。对于向上级的“报

告”也要注意研究所报告的事情有无必要。制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮。对下行文，

一定要符合实际，有针对性。这一方面，容易出现的问题是，照抄照转上级文件，以文件贯彻文件。

(二)明确行文方向，把握行文权限行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握：

1、明确隶属关系和职权范围。《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不

得越级请示和报告。”隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关

是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这

一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关

之间互相行文，一般用“函”。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、‘通知”、“通报”、‘意

见”等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、

“意见”等。职权范围。就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。

2、严格遵守限制条件。

（1）各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”

（2）“部门内设机构除办公室（室）外不得对外正式行文。”

3、按照划定的范围行文。

（1）“各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。”

（2）“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须

经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”

（3）“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”而不是直接报送政府，主管

部门也不能把应该属于部门职责范围内的请示推到管委会。

（4）“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”

（三）严格行文要求，规范行文体式

1、“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤

销。”这些规定主要是解决和防止政出多门的问题．“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关

名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”这一条不仅是公文处理中的纪律，而且对于

保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓主要问题。

2、对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；

一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

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发文办理

发文办理“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、

分发等程序”；为了提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及

有关程序性工作，作些介绍，供参考。

（一）草拟公文。在区办公室办理文件过程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使

用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。比如，一些已经

停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规

范等。针对上述几个方面的问题。在草拟公文过程中，应该注意以下几点：

1、要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。各部门办公室人员在接受一项具体的写作任

务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界

限。并根据本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公

文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。“如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明”。这就

要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新政策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做

到有理有据，又符合实际。2、要认真领会机关领导的意图。公文是为解决具体问题而制发的。机关领导

决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政

策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实

际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会领导意图，

具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：

（1）领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？

（2）领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？

（3）领导对文稿的内容提出了什么要求？

（4）领导对文稿的文种有什么要求？

（5）受文对象是谁？

（6）受文对象曾提出过什么问题？发文者的态度和意见是什么？如果在动笔之前，能够把这些问题准确

地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现领导的写作意图。对领导意图，凡属正确

的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做好参谋。但是，要注意把握好角

色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自

己的看法代替领导意图。

3、要正确使用文种。文种的使用刚才已经讲过。

4、引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。《公文处理办法》对这些方面均有

明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒

引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不

一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识

性的问题。希望各部门办公室的同志要认真学习，认真对待，以提高公文的质量，保持公文的严肃性。

二、公文涉及内容的协调拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项要进行协商，取得一致意

见后方可行文。这在发文办理中是一个非常重要的问题，必须高度重视。

三、公文审核。公文送工管委领导签发前，需经办公室进行审核。负责核稿的人员，必依据《公文处理

办法》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。审

核的重点是：一是行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。二是政策。是否符合党和国家的方针、政

策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；

与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是

否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。三是格式。是否符合《公文处理办法》

和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。四是文字。表述是否规范，

包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、

序数是否规范等。公文审核一般有初核、校核、审核、复审、审签5个程序。根据开发区实际，区办公

室对草拟公文的程序进行了规范。凡是部门代工管委草拟的公文，拟稿人撰写好稿件后，由单位的负责

人进行初核；然后送办公室秘书股进行校核，办公室负责联系该口的同志进行审核；重要的文件送办公

室主任审核后，报工管委分管领导或主要领导签发。今后，各部门代工管委草拟的公文，未经办公室校

核之前，不能直接送给工管委领导签发，以免造成公文倒流，办公室也不予编号。

四、公文签发 “以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义

制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。各部门不能将代拟稿

直接送工管委领导签批。（五）公文复核、登记1、公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次

复审。公文复核的目的是为了防止遗漏和疏忽大意，确保成文的质量。这是非常重要的一个环节。在以

往的发文办理中，习惯上总认为已经负责人签发的公文就不会有错，或者即使发现了欠妥之处，也习惯

于以最后签发稿为准，不认真去思考，或请求复核，造成个别发出的公文不尽完美。因此，在发文办理

中一定要重视复核环节。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗

失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。经复核需要对文稿进行实质性修改

的，应按程序复审。2、发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记

也是公文复核工作的有益补充。

编辑本段

收文办理

收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是办公室工作的重要组成部分。收文办理是指对收到公文

的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。

（一）签收、登记是收文办理的基础工作严格程序是保证收文准确、规范、高效办理的基础。任何机关

办理收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序。签收是收文办理的开

始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的；文件是否完全完整，

如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；是否符合国务院《办法》的规定。对于不符合要求

的要及时退回，这样既可以体现公文的严肃性，也可以科学、规范地处理收文，提高办理效率。签收的

公文要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。文件的登记范围没有

统一的界限，但是，上级机关文件、下级机关文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问题

和需要答复的文件、上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记。登记填项一般包括收文号（或顺

序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。

登记方法主要有两种：

（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续

简要记载在同一登记簿上。

（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，工委文件、管委会文件、

省、州、县各部门文件等。收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格

按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。

（二）审核工作是收文办理的关键做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误，严格公文的有

关处理办法，体现公文的严肃性和规范性，也有利于收文的及时、有效办理。在实际工作中，我们常常

会碰到这样的情况，有的下级来文是请求批复的，但是由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事

项得不到及时答复。因为“请示”是要求上级机关答复的，而“报告”可不答复；有的文件由于没有与

有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时间，甚至出现了相互矛盾的文件；有的文件由于行

文格式不规范，而不能得到及时办理。因此，加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节。

（三）承办是收文办理的重点首先，要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。

其次，要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当及

时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于

本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并说明理由。公文办理过程中，

遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要

出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。第三，在仔细研究来文内容、要求和领

导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办范围内的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办

意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等进行办理。凡

领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，

再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按领

导意见再次会商，取得处理结果。承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请

一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。需要说明的是，处理意见或处理结果是代

表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复问题。另外，为了加快文件处理速度，提高机关工作效

率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办。收文办理中，除周知性公文外，

承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。

公文写作

释义

现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，

是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公

务文书。

分类

公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

通用公文:

按行文方向分为上行文、平行文和下行文；

按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；

按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文；

按发文性质分为问文和复文；

按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文；

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；

按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；

按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。

通用公文从文种上划分，可分为：行政公文和事务公文。

根据2012年7月1日开始实施的《党政机关公文处理工作条例》规定，行政公文种类包括以下15

种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议。

事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。

专用公文：指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格

式。主要包括：

财经文书（市场调查报告、经济合同）、司法文书（起诉书、判决书、笔录）、外交文书（国书、照

会、护照、条约）及军用文书等。

组成要素

公文一般由：：秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限、紧急程度（特急、急件）、发文机关标

识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、

抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

基本功能

规制令使作用。公文是各级各类领导机关发号施令的手段，是实施领导、处理公务的工具。公文在

实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。

明事通情作用。各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中，在上下左右之间，需要经常

沟通情况、交流意见，以求共识共作。公文作为明事通情手段在机关工作中广为应用。

参谋决策作用。各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，离不开信息的搜集、处理和运用，离

不开调查研究和征求意见。公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。

宣传舆论作用。各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。而公文的

贯彻执行是宣传舆论的核心。

商洽联络作用。各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络，以便互相理解、支持和

配合，发挥整体效应。此中，公文写作不可或缺。

存储凭证作用。公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。

公文在执行的时候是这样，成为档案之后仍然是这样。

主要特征

主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么

反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。

材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政

策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。

结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论

证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。文风的平实性。

力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在

在，明明白白。

表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、

写透彻的前提下，文字越简越好。

体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的

附加标识。

写作要求

符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。

人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。

数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的

数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。

公文的作用

(一) 领导指导作用

(二) 联系公务作用

(三) 宣传教育作用

(四) 凭证依据作用

(五) 规范言行作用

优秀公文

机关公文写作技能大赛

为了迎接党的十八大胜利召开，经中共中央国家机关工作委员会批准，中央国家机关工委统战（群工）

部、中央国家机关工会联合会于2012年2月至5月期间，成功举办了“当好主力军、建工十二五、迎接

十八大”首届中央国家机关公文写作技能大赛。

公文写作对于准确及时传达党中央的方针政策，传播社会主义核心价值观念，进一步落实科学发展观，

指导经济社会健康可持续发展都起着“枢机”作用。中央国家机关的公文，凝聚着中央的精神，汇集着

基层的智慧，连结着群众的生活，只有不断提高公文写作技能，才能开辟以文报国新境界。首届中央国

家机关公文写作技能大赛的举办，被赋予了深入推动岗位建功、创先争优活动的新使命，被提到了机关

党建工作的重要位置，打开了机关工作创新的思路，在中央国家机关掀起了新一轮重视公文写作、崇尚

劳动的热潮。

大赛得到了中央国家机关各部门主要领导和各级党组织的高度重视，各级机关工会认真组织，广大干部

职工热情参与。经过两个月的大赛征稿，共收到来自中央国家机关85个部（委、办、局）公文作品4100

多份，其中包括：1.请示报告；2.信息简报；3.通知通报；4.决定决议；5.调研报告；6.计划方案；7.领导

讲话；8.会议纪要；9.总结报告；10.指导意见；11.工作规划；12.规章制度；13.公函便函；14.经验材料；

15.学习体会；16.贺辞贺信等，共计十六类。

中央机关公文选介绍

经评委会评审，按照16个类别的公文，每类评审出特等奖1篇，一等奖4篇，二等奖10篇，三等奖15

篇，优秀奖若干。现将这些优秀获奖作品，由九州龙泽（北京）文化传媒中心整理，并汇编成《中央国

家机关优秀公文选》 ，交付国家行政学院出版社出版。

中央国家机关优秀公文选[1]

本书所选作品，都是中央国家机关公文的佳作，关乎着国家政治、经济、社会和文化发展的战略全局，

凝聚着广大公务员的政治智慧，代表着中央国家机关的业务水平，基本涵盖了机关实际工作的所有文体。

每篇作品后，均附有作者的创作经历和心得体会，从中能看到公文写作的思路、立意、技巧和方法，是

目前国内最有权威、最全面的机关公文写作内部参考资料，也是各级政府机关、党群团体和企事业单位

工作人员案头必备的工具书。 本书实用性强，是机关公务人员急需的参考资料，现向全国各地图书馆

推荐收藏。我们希望通过本书，让广大公务人员，在活生生的公文写作案例中，受到激励和启发，踩着

成功者的脚印，在服务人民、报效国家的道路上走得更快、走得更远。

编辑本段

培训专家

谭小芳：国内知名上市公司最年轻的集团总裁，国内知名的公文写作培训专家，长期致力于企业公文写

作的发展研究，收集了大量企业家公文写作的相关案例，在国内公文写作研究领域处于数一数二的地位。

演讲费用比哈佛教授还高的中国管理专家，帮助5000多家企业解决了公文写作难题，培养了100，000

多名企业高管、8000多名管理顾问和培训师，据统计，世界500强企业中超过300家接受过她的训练。

平梵：全球500强华人讲师，亚太地区十大金牌讲师，权威企业公文写作培训专家，清华大学总裁俱乐

部专家委员会委员，百余家报纸杂志、门户网站专栏作者，北京大学、清华大学等多家高校总裁班特聘

教授。

李绘芳：中国十大权威HR管理专家，知名公文写作培训专家，清华、北大等知名大学特邀培训师，李

绘芳老师拥有10年左右公文写作工作经验，在长期的实践中，积累了丰富的公文写作经验。在公文写作

领域有一定影响，李绘芳老师的公开课、内训、论坛数百场，学员十万余人，广受好评。

胡一夫：赢在前沿特邀讲师，中国总裁培训网特邀讲师，权威公文写作培训专家，近十多年来，足迹遍

布欧亚及中国大陆地区，在先后为国内外各类企事业单位提供了公文写作咨询项目，举行了上千场主题

演讲与管理培训。

公务文书

公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书

面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、

处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

体式规范

我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般遵照国务院

办公厅1987年2月发布、1993年11月修订并于1994年1月1日起实行的《国家行政机关公文处理办

法》。?96年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》,也就是说公务文书只有中国才有，其他国

家很少或者没有.

编辑本段

特点

1. 内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须， 符合法律和有关规章的规定，否则无效。

2. 形式和格式上的规范性。

3. 公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。

4. 对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。

公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为

主，伴以简要文字说明)。

随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动

化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，

因而公文处理需要更高的技术。

编辑本段

种类

按照国务院办公厅的规定，通用公文包括：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定

事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关

单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十四）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项

（十五）公报

适用于公布重要决定或重大事项

格式

格式：文本的11项规定

通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、

印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

(一) 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

(二) 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

(三) 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

(四) 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五) 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

(六) 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点行号。

(七) 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(八) 公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的

公文，联合发文机关都应当加盖印章。

(九) 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，

以发出日期为准。

(十) 文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。

(十一) 文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和

通用的少数民族文字。

写作方法

综述

公文拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、

机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。

具体介绍

1. 标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分

组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。

有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，

如《通知》。

2. 发文字号：包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公

文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。

例如“审办发(1989)6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的

代字，(1989)是年号，“6”号是发文顺序号。

几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。

3. 主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主

送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。

对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送

机关；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，

可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在

发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。

主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。

4. 正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。

正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要

在正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在

主送机关之后另起一行空两格书写。

正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。

开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标

题。

中段是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多

的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。

结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥贴得体：

上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函复”、“特

此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。

5. 发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发

文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。

盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖

在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印

发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。

6. 发文日期：发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成

91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文

如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日

期，如“本条例自发布之日起施行”。

发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。

7. 抄报、抄送：抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，

平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏

报，以免工作脱节，影响协调。

抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，

一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。

8. 文件版头：正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××

××(机关名称)文件”，下加一条红线，中缀红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。

9. 公文附件：附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组

成部分，但并非每份公文都有附件。

公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附

件×件”。

10. 机密等级：公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等

字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失密，严了，妨碍工作开展。

密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文递送方式也不同。

机密公文还要按份数编号，如“编号000××”或“No.000××”，印在文件版头左上方，以便查对，清

退。

11. 缓急程度：缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓

急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理。

缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急

程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通

知”。

12. 阅读范围：上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。

阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)”。

行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。

语言要求

公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：

1. 使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些

文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。

2. 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承

启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。

3. 经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，

表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

4. 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合、骈散相间的语体风格，以突出主要精

神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。

公文文本样式

份号?秘密等级?紧急程度

××××文件

××发[200×]×号

标 题

××××(主送机关)：

正 文

附件：

××××(发文机关) 200×年×月×日 (附注)

主题词：×× ×× ××

抄 报：×××× ××××

抄 送：×××× ××××

××××办公厅

200×年×月×日印

共印××份

写作原则

1. 内容上“三查三改”：

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、

套话、大话、空话和不力之处。

查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

2. 文字上“三查三改”：

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

3. 体式上“五查五改”：

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，

就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间

观念，以保证公文尽快处理。

公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，

不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。

20字诀

综述

公文的种类不同，它的特定对象、目的、条件不一样；但是它们有明显的共性，写作时必须遵循这

些共同规律。我们从多年写作实践中把它归纳为“20字诀”：符合政令，行文周严，格式规范，遵守规则，

表述精当。

符合政令

一切公务活动必须贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策。因此，公文必然带有鲜明的政治性、

政策性。公文必须符合一定时期内党和国家的方针、政策、法规。

一份公文的主发内容总有诸多横向涉及，受着多方面的方针政策、法规约束，必须协调一致。所以，

公文撰写者必须具有一定的政策理论水平，对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握，有着分析问

题、解决问题的能力。

公文是办事的依据，必须实事求是，符合客观实际，即要真实可靠，数据准确无误，结论切合实际，

办法切实可行。?

实事求是的公文原则具体表现在：一是内容符合实际，力求正确；二是要有情况、有办法、有措施、

有理论。这就要求撰写者认真深入实际，调查研究，有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理

问题的意见、措施。?

撰写公文，要了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；要“吃透两头”：认真阅

读本文件有关的文件，明确政策界限，要熟悉业务，调查研究，掌握实际情况。这样，制订具体政策和

实际情况很好结合起来，就能写出政策性强、能解决实际问题的好公文。

行文周严

公文实用性强，要据此办事，行文必须周严：

1. 结构严谨。公文一般有相对固定的格式，写作时要把握特点，行止有序，自然、清晰、严谨。?

正文一般分开头、中段、结尾三部分：

开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。

复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。

中段：表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策，把情况、问题、要求阐述清楚。内容较

多的，可分段写，或用序数表明项目，以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。

结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束

全文。

2. 直笔表述：叙述情况，一清二楚；汇报工作，实事求是；表明观点，态度鲜明；提出要求，明确

具体。平直，简洁，明了。

3. 行文得体：对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别。

4. 坚持一文一事(综合性报告除外)。

格式规范

严格按照公文格式写作：首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言体例，也就是

语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图，这就要求语言简洁明快，用词通俗易

懂，文种恰如其分，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定

的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。

其次，公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、

正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、

书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。

例如，有的文件，文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而就会增加处理文件

的困难；有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或

者需要反复考证；有的文件结尾不合乎要求，没有加盖公章，这个文件所证明的事项就得不到承认；有

的文件用纸不合乎规范，装订起来大小不一，给立卷归档带来很多麻烦。因此，国家规定的统一的公文

格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。

遵守规则

明确行文关系，严格按照行文规则办文：

1. 要按办文意图和行文关系选准文种，分清上行文、下行文、平行文，同一方向行文也要确定合适

的文种，如上行文中请示与报告不能混淆。

2. 不能越级行文，因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

3. 除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

4. 向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

5. 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或

撤销。

6. 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党

委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合

行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

7. “报告”中不得夹带请示事项。

8. 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复。上级

机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

表述精当

实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文，要注意表达准确、

措词严谨，准确无误地传达党和国家的方针政策；下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗，观点

明确，事实不夸大，矛盾不掩盖。

无论写什么文章，用尽量少的文字反映尽量多的内容，是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词

造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，主词、动词、宾词完整，单句、复句分清，段落、

层次分明，标点符号无误。

注意事项

草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到：

1. 了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；

2. 认真阅读有关文件，明确政策界限；

3. 熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。

文件起草时，应当注意以下事项：

1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

2. 简明扼要。请示应当一文一事。

3. 谦虚谨慎，勤勉及时。

4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。

5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、

计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。

编辑本段

主题词

概念介绍

主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。

一篇公文标注的主题词一般为3～5个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语

法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。

自国发(1986)1号文件，即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》，在我国公

文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。总观我国公文，这一作法已呈方兴未

艾之势。

选定的主题词，必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。

主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。《辽

宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定：“主题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之

间要有适当空白间隔。”具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”

三字使用粗体，以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的

位置。举例如下：

主题词：经济 增产节约增收节支 决定

具体举例

标列主题词通常有下列几种：

1. 文件标题摘录。这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题

词。例如，《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算 管理”。

2. 文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰

切的单词、词组作主题词。例如，《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检 财务”。

3. 题文结合撮要。此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例

如，《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通

知》主题词则为：“组织机构 人事 法制”。

4. 批发文件择重。凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，

其主题词只能从重点文件内选择。例如，《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简

化方案(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为：“语言文字”。

5. 标注文种不一。分析主题词同文种的关系，通常有两种情况：一是，法规类文件标注文种，凡决定、

规定、条例性文件，主题词的最后一个单词均为文种，例如，《国务院关于发布〈中华人民共和国内河交

通安全管理条例〉的通知》主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”；《中共辽宁省委、辽宁省人民政府

关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定》的主题词则为“横向经济 技术联合 规

定”；二是，通知类文体一般不标文种，通常性的通知文体，主题词内多不注文种，以上多例均可印证此

点。可是极少数重要件也可标注，如《国务院关于做好放开名烟名酒价格 提高部分烟酒价格的通知》，

主题词即为：“商品 价格 通知”。

定义

发文字号[1]

发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字

号由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只

标明主办机关发文字号。

编辑本段

发文字号格式

正确写法

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，

用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

发文字号位于文件名称下方居中处，在文件名称和横隔线之间。发文号由发文机关代字、年份和序号三

部分组成。发文代字由发文机关自行拟定，固定使用，不能经常更改。年份用六角括号括起，顺序号不

用括号。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年所发出的第2号文件；“人外发

〔1994〕1号”即为人事部外事司1994年发出的第1号文件。

机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的

代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道

部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可

以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机

关代字有“国发”、 “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”

这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为

好。

年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六

角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果

年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称之为“六角括号”是基于与

数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准

的规定使用六角括号。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就

要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。国家标准规

定序号不编虚位，不加“第” (有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用。

常见错误

发文字号中的机关代字、年号和序号三部分要完备，缺一不可，不能在三者之间随意加“字”“第”等字

样。如某市财政局发文字号写成“X市财发〔1992〕字第36号”，其中的“字”“第”就是多余的。年号

和序号的括号不能滥用，如写成“（1995）12号”“（1995）（12号）”“（1995）（12）号”“[1995][12号]”

“1995年[12]号”等，都是错误的。[2]