汇总整理“三剑客”

＃目编辑：张薇ｓｏｆｔｗａｒｅ＠ｃｃｃｃ　ｎｅｔ　ｃ　

●文／图　田静涛　

在年终总结中往往需要汇总大量资料，即使是　

一

“ＳＨＩＦＴ＋Ｆ９”，即可显示页码了０　

个小小的工作失误，可由于文档内容比较多，也会　

“剑　

第二式：自动法。鼠标左键单击“左上角的　

ＯＦＦＩＣＥ按钮一ｗ０ＲＤ选项”，在出现的“ＷＯＲＤ选　

给工作带来许多大麻烦。下面给大家介绍三位

资料的整理“麻烦”。　

客”，可以帮助“削去”页码类、文字类、图片类汇总　

项”设置栏内，鼠标左键单击“高级一显示文档内　

容”，然后取消“显示域代码而非域值”前的对勾。如　

图２所示。　

客一：转换显示　

擅长：转换页码类显示问题。　

实战：打开汇总文档时，页码总是显示为　

ｆＰＡＧＥ｝。如图１所示。　

蓦　

剑孥攀　湖　

擅长：设置文字类格式问题。　

实战：在问答汇总文字类资料中，将题目部分字　

体格式统一设置为楷体加粗，以便“题目与题目”和　

“题目与答案”之间能够有明显区别，也方便记忆。　

图ｌ　

剑法：本例文档的特点是以数字作为题目开头　

（如“１．１”，“１．１．１”等），而以非数字元素作为选项开　

头（如“ＡＢＣＤ”、“答案：”等），了解以上情况后，我　

进行如下４步操作。第一步的目的是删除一些有可能　

影响到替换操作的多余标记，因为有许多资料是从　

网页上收集到的，在进行复制粘贴操作时就会带来　

剑法：ｆＰＡＧＥ｝为页码的域代码显示形式，改变为　

“域值”显示形式即可。　

剑招：　

第一式：手动法。鼠标双击选中页脚区域中　

的｛ＰＡＧＥ｝，然后鼠标右键单击，在出现的快捷菜　

单中选择“切换域代码”命令，或者按下快捷键　

些多余标记（如手动换行符等），我们要将它们规　

范成统一的段落标记。第二步的目的是将单个段落　

一

４０电脑知识与技术　五　互　三　互・　画ｔ・　互　量ｈ三ｎ，　互，　

日编辑：张薇ｓｏｆｔｗａｒｅ＠ｃｃｃｃ　ｎｅｔ　ｃｎ　

标记替换成两个段落标记，为下一步的替换工作准备　

精确的定位标志，就是要以段落标记做为替换内容　

的首尾判断标准。第三步的目的是用表达式准确描述　

所需替换的题目部分后，统一替换为所需格式。第四　

步是将重复的段落标记替换为单个的段落标记，恢　

复文档的本来面貌。　

剑招：　

代码“　Ｐ”（不含引号），同理在“替换为”设置栏内输　

入双“段落标记”代码“　ｐａｐ，’（不含引号）。鼠标单击　

“全部替换”按钮。如图４所示。　

第三式，将题目字体格式替换为楷体加粗。　

将光标定位在“查找内容”框中，直接输入表达式　

“　ｌ３［Ｏ一９】｛１，｝ｆ＿．］　１３”（不含引号），单击“不限定格　

式”按钮。将光标定位在“替换为”设置栏内，输入内　

容为空，单击“不限定格式”按钮。然后鼠标单击“替　

换”提示栏下“格式一字体”，在出现的“替换字体”　

设置栏内选择“字体”选项卡，将“中文字体”设为　

第一式：标准化段落标记。鼠标单击“开始”菜　

单，接着单击“编辑”提示栏内的“替换”命令，或者　

按下快捷键“ＣＴＲＬ＋Ｈ”。然后在出现的“查找和替　

换”设置框内，将光标定位在“查找内容”设置栏中，　

鼠标单击“更多”按钮，在出现的“替换”提示栏内　

单击“特殊格式”按钮，在出现的提示栏中选择“手　

“楷体”，“字形”设为“加粗”，鼠标单击“确定”按　

钮。鼠标单击“使用通配符”前的方框，将对勾选中。　

单击‘‘全部替换”按钮。如图５所示。　

动换行符”，或者直接输入代码“　ｌ”（不含引号），同　

理在“替换为”设置栏中输入段落标记“　’（不含引　

号）。鼠标单击“搜索选项”提示栏下“搜索”下拉　

框中的“全部”命令。最后，鼠标单击“全部替换”按　

钮。如图３所示。　

表达式中各通配符的意义：　ｌ３表示“段落标记”　

的代码（仅在勾选“使用通配符”的情况下用它表　

示），［０—９］表示任意单个数字，｛１，｝表示至少１个前一　

字符或表达式（如表达式［０—９］｛１，）可以找到“１、１１”等　

数字，设置此参数的目的是为了防止出现“当题目之　

第二式：将单段落标记变为双段落标记。将光　

标定位在“查找内容”框中，直接输入单“段落标记”　

前的数字编号大于１位时，替换不完全”问题），【．．】表　

示全角或者半角的小数点，　表示任意字符串。　

表达式“　１３［ｏ一９］｛１，｝【＿．］　１３”的意义：表示以　

“段落标记开头，后面紧跟任意数字（一位或者多　

位），接着是全角或半角小数点，最后以段落标记结　

尾”的题目部分。　

注意：１、光标在文档中的位置一定要放在文章　

的开头处（不能放在段落文字中），这样才能保证搜　

索到全部符合条件的内容。　

２、第一行如果就是以数字开头的题目部分，将　

不会被替换格式。因为它不符合表达式所描述的“以　

段落标记做为首尾标志”的条件，而仅有在段落末尾　

的一个段落标记。此时可以手工设置字体格式（数量　

目编辑：张薇ｓｏｆｔｖｖａｔｅ＠￣ｃｃｃ　ｎｅｔ　ｃｎ　

少），也可以在替换之前，在第一行之前插人＿个段落　

标记，然后将光标定位在新插入空行的段落标记之　

前，再执行替换操作即可一次完成。　

第四式：将两个重叠的段落标记替换为一个段　

落标记。在“查找内容”设置栏内输入双“段落标　

记”代码“　Ｐ　Ｐ”（不含引号），在“替换为”设置栏内　

输入单“段落标记”代码“　ｐ＇’（不含引号）。单击“全　

部替换”按钮。如图６所示。　

‘＊　ｉ　

ｌ∞　

ｃ　２∞　≈　

☆　

＊Ｉ，ｃ　

ｔ　

●Ｈ■＾　

－●●Ｉ■■●－

●●■－

　■■■＾Ｊ－●｝ｅ●■■●■＿■■■●●＿

＾　●　．　ｇ●Ｉｌ叠　

所以产生了图片被档住的效果。我们要做的就是选中　

设置结果如图７所示。　

ＬｚＬ０●●．｜　ｌ主ｉ●口　‘¨．‘肯　鬼融　矗陶糟ｃ　

文档中的所有图片，然后改变图片所在段落的行距模　

式，让图片重新显示出来。　

．　

■●ＩＪｌｌ￣ｍ

稿直　适　自‘０・　

５《■　幕ｔ啦｝　

ｃ　婕　毫过畴＝　

ｎ　ａ■　＊　

菩　ｎ　

Ｌｚ１‘▲ｔｆ　●●愀

口．　．　

．丘●．　

０尊口％姑　

Ａ■车　ｔ　渣ｔ　

菩裹－＾，　

Ｉ．ｚＬ　●　Ｉ‘靠土●知‘

＾　％　街舯　

剑招：　

Ｂ开喜　鸯　－　

童　啼土工●　

ｃ开笤自罄　

口＊　母ｅ＃　

喾寞　＆　

目撵　

＾转　的　＃ｔｔ　∞￥畴　

＾１　∞　融车　螬章∞　舅老　

ｃ　方起ｅ鞋的ｔ　％　ｇ＃《｛慨

，　

第一式：改变行距法。按快捷键“ＣＴＲＬ＋Ｈ”调出　

Ｌ１Ｌ暂

膏．　

§　

＾●　鼻牛●■　■　＾●＾　

ｊ　彰　列　光ｆ　

枣ｉ＃向　

■｝　８　盼￡２　

莓毫・ｃ　

ｌ　２ｔ譬＾●　■ｌＨ．　

■手　萁　Ｅ￡ｔ　

Ｂ　巷危穗撵誊罐　

：开ｇ　｛÷　－　

Ｄ　枣　　一

番寨ｎ　

Ｌ１１．膏●期■●÷毒硇‘上｜Ｅ．　露●姐

“查找与替换”设置框。将光标定位在“查找内容”　

框中，鼠标单击“更多一特殊格式”按钮，在出现的　

菜单中选择“图形”，或者直接输入代码“　ｇ＇’（不含引　

号），单击“不限定格式”按钮。将光标定位在“替换　

为”设置栏内，输入内容为空，单击“不限定格式”按　

钮。然后鼠标单击“替换”提示栏下“格式”下拉框中　

的“段落”。在出现的“替换段落”设置栏内选择“缩　

进和间距”选项卡，将“行距”设为“单倍行距”，鼠　

，■　■■羹　‘●４●●●ｋ丘●¨一　

嚣瘩　狂ｇ篮．　

ｃ奇尊奄丰　☆＃喀￥，Ｓ　．　

ｎ￥■町＊童，　一　

菩毫　

罐●蜩姘　

５最，孵．　

ｃ　．　

ＬｚＬ嚣¨粕‘｜ｒｔ　主ｘ．．口蔓＿Ⅱ‘ｌ　０静Ｉ　．　

蔷囊　＾　

、暑：－　

鼍．▲●一一　

＾　■筏蓐０“帕｛，　．车＿齄

Ｉ　Ｈ主蛳设　茬￡墙口．　

ＬｚＬ∞　■１．由ｌ坩．　‘ＩＩ｜辑　

●毒●■吲Ｉ辊量●■炜ｆ尊主‘Ｉ啊ｒ．　

ｃ　拇　谴冶曩毪喀Ⅱ　

＾　暮毽蒯蛔　

Ｄｉ　Ｉ　避钾　脯　ａ＊摹毋毫　毪　噍埔　

苷寡－＾　０开暮　斡　

Ｌ１Ｌ∞●●．｜‘｜ｌ　＾●　ｆ‘■■聋ｔ　ｎ　怠　＃由圩　

畸．■●．　《襄；ｃ　

Ｉ　群　￥舟■　，崔　

＾且弛　ｌ■§舞雌　

ｃ　繁身事■右撼融，　

≈　

Ｉ．１Ｌ　＾●　■’崃丘●●瞎

＾畀启毫　撂●蜩船　

．　

ｊ　手幂赫铿鞫＿蛀薏　

￡　毫盘■，　

ｇ艚　

苷曩　－　

ＬｚＬ，Ｉ‘●‘＾ｔ柑幸●●●●—，ｔｔ　

器蹇・ｔ　

ＬｔＬｑ

ｔ．　

＾●车●ｔ主量●ｔ崎．童‘Ｊｔ　

劐塞誊　翱　

绝技：调节图片类显示问题　

实战：图片类题目中图片部分区域被档住了，显　

示不完整。如图８所示。　

剑法：这种情况主要是因为将段落的行距设为　

“固定值”所致，因为ＷＯＲＤ中的行距除了“固定值”　

模式外，任一模式都具有自动适应图片高度的能力，　

４２电脑知识与技术互，西，｜歪　三，　画ｔ　匹　王・，　

日编辑：张薇　。　。＠。。。。　。　。　

标单击“确定”按钮。鼠标单击“搜索选项”提示栏下　

“搜索”下拉框中的“全部”，并且将“使用通配符”　

前的对勾取消。鼠标单击“全部替换”按钮。如图９所　

示。　

２、依上面的方法，调出“查找与替换”设置栏，　

将光标定位在“查找内容”框中，单击“不限定格式”　

按钮，然后输入“（　１　）（　１３）”（不含引号）。将光标　

定位在“替换为”设置栏中，单击“不限定格式”按　

钮，然后输入“、１　ｃ”（不含引号）。勾选“搜索选项”　

提示栏下“使用通配符”项，鼠标单击“确定”按钮。　

如图ｌ３所示。　

第二式：改变样式法。依上面的方法，调出“查　

找与替换”设置栏。“查找内容”框中输入内容与“方　

法１”相同。将光标定位在“替换为”设置栏内，输入　

内容为空，点选“不限定格式”。然后鼠标单击“替　

换”提示栏下“格式”下拉框中的“样式”，在出现的　

“替换样式”设置栏内，鼠标单击“用样式替换”提　

示栏下的“正文文本”样式（默认的行距为“单倍行　

距”），鼠标单击“确定”按钮。如图ｌ０所示。　

通配符意义：　ｌ表示图形（仅在勾选“使用通配　

符”的情况下用它表示），（）表示括号内的内容为　

鼠标单击“搜索选项”提示栏下“搜索”下拉框　

一

个表达式，＼１表示第一个表达式，　ｃ表示剪贴板内　

表达式“（　ｌ　）（　ｌ３）”（不含引号）的意义：表示　

中的“全部”，并且将“使用通配符”前的对勾取消。　

最后，点击“全部替换”按钮。如图１１所示。　

容。　

查找“以图形开头，后接任意字符串（可有可无），最　

第三式：表达式替换法。１、首先复制一个已经　

设置好“单倍行距”的段落标记，如图１２所示。　

ｌ＿１．２．４・电巍车转弯时，最高行驶速度不得超过　

每小时　，厶＼　

微　－　ｒ————’————————————————————————————————————－１　

答案：　姜　・．｛搜快捷毽ｃＴＲＬ＋ｃ复制它Ｊ　

ｌ＿１．Ｚ　５－轴武专用和哉车下睦姨时　最高行驶洼　

度不得超过每Ｊ、时加，厶、里。　闭　，　

答案：镨晶一　～　

图１４　

麴　壤　◇　－　

后以段落标记结尾”的内容。　

表达式“＼ｌ　ｃ”（不含引号）的意义：表示“以表　

—墨　置　

行的行距。　

蒌　

简单地说就是把查找框中的段落标记替换为事　

先复制好的单倍行距段落标记。从而改变图片所在　

达式１部分，接剪贴板内容”替换“查找框”中的内　

容。　

设置效果如图１４所示。湖　

经常使用Ｅｘｃｅｌ的朋友一定都碰到过这种情况，　

当你在某个单元格中输入的文本较多时，该单元格会　

自动延长。单元格大小随之发生了变化，如此一来，　

单元格有的大有的小，看上去实在不怎么美观。有没　

有什么好的解决方法，在不改变单元格大小的情况　

下，让其中的文本完全显示出来呢？完全可以，只需简　

单设置—下便行。　

首先一次选中表格里的所有单元格，然后单击鼠　

标右键，并在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格　

式”命令，这个时候会出现“单元格格式”对话框，点　

击上方的“对齐”标签页，接着在下方找到“文本控　

制”一栏。把其中的“缩小字体填充”该项复选框勾中　

（如图），最后单击“确定”按钮退出即可。如此一番　

设置之后，往后当单元格中的内容较多时，它会自动　

缩小字体以适应单元格的大小了。童圈　

丝理档案的同事来求助，说上级人事部门又要－ｔ＝　

丘报表，但这次与以往有所不同，要求出生年月、　

毕业时间和参加工作时间等日期的格式为：年．月．日，　

如：１９７５．０５．１９，且月、日为一位数的前边要补一个零　

具体方法如下：　

１、按住一个Ｃｔｒｌ键，然后分别单击每个日期格式　

列的七边的列号选中所有日期格式的列，最后鼠标指　

针对准任意选中的一列后右键单击，左键选择“设置　

单元格格式”。（如图Ｉ）　

但原来存的人事信息文件中的格式都是：年一月一日格　

式，问能不能找一简便方法，把其一次性都转换过来，　

要不然近三百人的表格可够改一阵了，而且还容易出错　

２、在打开的“单元格格式”对话框中选择“数　

字”选项卡，在左侧“分类”任务列中单击下边的“自　

定义”，然后到右侧“类型”列中找到并单击“ＹＹＹＹ—　

看着同事一脸着急的样子，我教其利用“单元格格式”　

自定义功能轻松让“杠”变成了“点”。　一　

４４电脑知识与技术　互，　三　乏咂　三，　匹，三”　，